La pandémie actuelle bouleverse le monde du travail. Cependant, elle permet aux individus et aux entreprises de revenir à l’essentiel. Cette période est donc une excellente occasion de faire le grand ménage dans les pratiques et les processus, tout en gardant à l’esprit le bien-être des employés.
La simplification est une innovation managériale qui peut être mise en application dans ce contexte. L’objectif est d’être plus efficace au travail et d’éliminer les gaspillages, par la révision des processus, sans pour autant diminuer sa proposition de valeur au client. On déploie ce processus lorsqu’il y a trop d’activités de contrôle interne ou une lourdeur administrative. Par ailleurs, elle peut être utile si l’entreprise a dû se départir d’une partie de sa main-d’œuvre.
La simplification accroit l’innovation, la satisfaction, la motivation et le temps investi sur des tâches à valeur ajoutée, tout en allégeant les tâches routinières. Elle peut également améliorer la performance financière de l’entreprise.[1]
Les trois étapes du processus sont de :
- Réévaluer les besoins et de remettre en question les fonctionnements actuels ;
- Repenser les manières de faire plus simplement ;
- Réorganiser les ressources conformément aux réflexions.
Pour faire cet exercice, certaines entreprises utilisent l’approche « Arrête-Commence-Continue. »
Conseils pour implanter un processus de simplification
Plusieurs astuces facilitent la mise en place d’un processus de simplification, notamment :
- Utiliser la collaboration de tous les employés pour réviser les processus actuels ;
- Prioriser les propositions qui touchent le plus grand nombre de collaborateurs ;
- Responsabiliser les départements qui ont tendance à repousser les tâches vers d’autres départements afin qu’ils simplifient les processus ;
- Promouvoir le droit à l’erreur ;
- Adopter une culture d’amélioration continue orientée vers le Lean Management.
Pièges à éviter
- Vos ressources internes sont les porteurs de votre produit ou de votre service et doivent donc être au cœur de la réflexion. Ne sacrifiez donc pas la santé et le bien-être de vos employés au risque d’avoir des résultats décevants.
- Ne tentez pas de meubler le temps sauvé par d’autres tâches pour maximiser à tout prix le temps de vos employés. L’un des objectifs est de les aider à avoir une balance au travail. Laissez plutôt aux employés le loisir de choisir comment investir ce temps.
- Apprenez à faire confiance à vos employés. La complexité vient souvent d’un manque de confiance. Les processus complexes sont mis en place pour prévenir des situations ou des erreurs qui, en réalité, arrivent un nombre négligeable de fois.
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SOURCES:
[1] Aigouy, Camille et Granata, Julien (2017). « L’implémentation de la simplification en tant qu’innovation organisationnelle et première étape d’un processus de libération : le cas de Volkswagen Groupe France », Revue internationale de psychosociologie et de gestion des comportements organisationnels, Vol. XXIII, pages 63 à 85
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