Simplifiez vos processus RH avec le Lean Management : plus accessible que vous le croyez

Vous êtes aux prises avec des goulots d’étranglement qui vous font perdre un temps précieux ? Vos processus sont trop lourds et vous font perdre en efficacité ? La recherche de l’excellence a ajouté des étapes à vos façons de faire, au détriment de l’agilité organisationnelle ?

Le Lean Management est peut-être la solution pour vous. Directement inspirée des méthodes en Lean Manufacturing, le Lean Management s’invite dans votre bureau, avare de vos processus administratifs qui méritent d’être optimisés.

La démarche DMAIC s’applique très bien dans chaque entreprise, peu importe sa taille ou son secteur d’activité. Cette démarche consiste à :

• • D : Définir le problème
  • M : Mesurer l’écart de performance
  • A : Analyser les écarts de performance, les erreurs, les défauts
  • I : Implanter les solutions retenues
  • C: Contrôler les variables clés pour conserver les gains obtenus

Pour vous aider, cartographiez votre processus, ce qui implique d’identifier chacune des étapes une par une. Sur des petits papiers collés au mur ou dans un logiciel adapté, vous devez créer un visuel décortiqué de votre processus. Ne pensez pas que vous y allez trop en détails. Au contraire, soyez précis et segmenté pour chaque étape. Par exemple, un courriel d’approbation représente une étape, de même que de réviser un document avant son envoi. Chaque tâche est une étape en soi. Sachez que c’est seulement une fois que toutes les étapes seront bien identifiées que vous pourrez en éliminer.

Une fois les étapes à non-valeur ajoutée identifiées et prêtes à être retirées (Muda), concentrez-vous sur une étape défectueuse qui pourrait être à la source des erreurs. S’agit-il d’une tâche trop difficile ou excessive (Muri), ou d’un environnement comportant trop d’irrégularités et de fluctuations pour garantir des résultats probants (Mura) ?

Pour faciliter la recherche des gaspillages qui peuvent être à la source de votre manque d’efficacité, Taïchi Ohno, père fondateur du Système de Production Toyota, a identifié les gaspillages les plus répandus : surproduction, surstockage ou stocks inutiles, transports et déplacements inutiles, surprocessing ou traitements inutiles, mouvements inutiles, erreurs, défauts et rebuts, temps d’attente et délais, sous-utilisation des compétences.

Vous vous reconnaissez ? C’est tout à fait normal. L’amélioration continue est un processus infini. Et maintenant que vous ayez pris conscience des solutions possibles, gageons qu’il vous faudra prendre action !

Besoin d’un coup de pouce ? Nous pouvons vous accompagner dans votre démarche.

Auteure

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