La simplification de la gestion des absences survient suite à la modification de la Loi sur les normes du travail par le projet de loi 68 qui vise à réduire la charge administrative des médecins.
Ce changement, en vigueur depuis le 1ᵉʳ janvier 2025, contribuent à simplifier la gestion des absences en interdisant aux employeurs de demander des justificatifs officiels pour des absences de trois jours ou moins. Pour cette raison, le projet de Loi 68 est très significatif.
Après un rappel des normes concernant la gestion des absences non liée au travail, nous vous expliquerons comment ce changement vous impacte en tant qu’employeur.
Les normes de gestion des absences non lié au travail en général
Selon la Loi sur les normes du travail , un employé a le droit de s’absenter en cas de maladie ou d’accident non lié au travail.
Son lien d’emploi est protégé pendant une période allant jusqu’à 26 semaines sur 12 mois.
Loi 68 facilite la gestion des absences. Au cours de la période d’absence, l’employeur peut demander un justificatif d’absence a son employé.
Les 2 premiers jours d’absence sont payés, si l’employé a travaillé pendant au moins 3 mois et si celui-ci n’a pas déjà utilisé ces deux premiers jours pour d’autres motifs admissibles.
Les motifs d’absence sont les suivants :
• Maladie ou accident non lié au travail.
• Obligations familiales (enfants ou proches aidants).
• Don d’organes ou de tissus.
• Violence conjugale, à caractère sexuel ou un acte criminel.
Ces deux jours payés ne peuvent pas être reportés à l’année suivante ni être remplacés par une compensation financière.
Comment le changement à la Loi sur les normes du travail impacte l’employeur ?
Ce changement impacte l’employeur dans sa manière de gérer les absences de ses employés : il ne peut plus exiger de document officiel (comme un billet médical) pour 1 période d’absences de 3 jours ou moins, sur 12 mois.
Au cours de la période d’absence de 3 jours ou moins, des preuves comme un ticket de stationnement d’une clinique ou une facture de pharmacie par exemple peuvent être présentées, pour justifier l’absence.
Enfin, l’employeur ne pourra pas exiger un certificat médical en cas d’absence pour prendre soin d’un enfant, d’un parent ou d’une personne pour lequel la personne agit à titre de proche aidant.
Ce changement légal est l’opportunité pour l’employeur d’alléger leur gestion administrative notamment au niveau du suivi des billets d’absences, contribuer à un meilleur climat de travail par la confiance que l’employeur va devoir démontrer dans sa nouvelle manière de gérer les absences. Grâce à la Loi 68, les employeurs peuvent désormais se concentrer davantage sur l’aspect humain de la gestion.
Les 3 étapes à suivre pour s’assurer de la bonne conformité à la Loi
- Réviser les politiques internes par la mise à jour de votre manuel de l’employé
Le manuel de l’employé est un outil essentiel lors d’un changement de loi, car il permet de communiquer clairement les nouvelles règles, de documenter officiellement les pratiques internes, et de garantir la conformité légale tout en réduisant les risques d’incompréhension. Souvent, la Loi 68 peut servir d’exemple pour un manuel bien structuré.
L’employeur peut y faire un rappel du cadre légal des absences non liées au travail, une présentation de la nouvelle règle concernant l’absence de certificat médical pour les trois premières absences annuelles et inclure les absences admissibles. Il peut aussi y préciser que les billets médicaux sont requis pour toute absence de 4 jours ou plus.
- Adapter les processus de gestion des absences
Modifiez les processus non conformes en prévoyant des formulaires de déclaration d’absences pour identifier les absences et en mettant en place un outil de suivi des trois premières absences.
Cela permettra de savoir quand demander un certificat médical.
- Former les gestionnaires et le personnel RH
Offrez des sessions d’information (Lunch & Learn) pour expliquer le cadre légal, les procédures et bonnes pratiques internes, tout en soulignant que ces changements simplifieront la gestion des absences. La formation devrait inclure des éléments clés de la Loi 68 pour garantir une compréhension complète.
L’objectif est de garantir que chacun comprenne ses droits et obligations dans le cadre de ces nouvelles règles.
Le changement à la Loi sur les normes du travail, qui supprime l’obligation de fournir un justificatif officiel pour des absences de trois jours ou moins, simplifie la gestion administrative des employeurs tout en promouvant un climat de confiance avec les employés. Pour garantir la conformité à cette nouvelle règle, il est essentiel de mettre à jour les politiques internes, d’adapter les processus de gestion des absences et de former les gestionnaires et le personnel RH. Afin de faciliter cette transition et assurer une mise en œuvre efficace, l’accompagnement par nos consultantes RH agrée peut-être un atout précieux pour optimiser vos pratiques et respecter les obligations légales.
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